Membuat MEETING dengan SharePoint 2010 Workspace dengan Event

Pada posting sebelumnya kita sudah mencoba untuk membuat Meeting Workspace di SharePoint yang belum terkait atau disambungkan dengan suatu event. Pada posting ini, kita akan coba membuat Meeting Workspace yang ber-event.

Pembuatan Meeting Workspace dengan event dapat dilakukan dengan cara menyambungkan suatu event ke Meeting Workspace yang sudah ada. Atau dengan cara membuat event baru dan Meeting Workspace baru.

1. Menyambungkan Event ke Workspace yang sudah ada.

Pada posting sebelumnya, kita sudah coba membuat Meeting Workspace baru dan melengkapi isinya. Setelah ditentukan waktu meetingnya, kita dapat menyambungkan event dengan waktu tertentu ke Meeting Workspace tersebut.

• Klik pada list Calendar atau Calendar WebPart yang sudah ada di dalam suatu page.
• Klik pada tanggal pertemuan, kemudian klik Add.
• Isikan field judul pertemuan, lokasi pertemuan, waktu pertemuan, kategori dan beri tanda centang pada opsi Use a Meeting Workspace to organize attendees, agendas, documents, minutes, and other detail for this meeting.

• Klik Save
• Pada dialog selanjutnya kita akan dihadapkan pada pilihan untuk membuat Workspace baru atau membuat link ke Workspace yang sudah ada. Klik pada opsi Link to an existing Workspace, dan pilih Team MWS.
• Klik Save. Maka kita akan melihat Team MWS yang sudah disambungkan ke suatu Event.

Jika pada pertemuan pertama ini, para peserta meeting memutuskan untuk melakukan pertemuan kembali di tanggal-tanggal berikutnya (misalnya untuk membahas progress dan memperbaharui dokumen yang diperlukan), maka kita dapat melakukan kembali langkah-langkah tadi dengan memastikan bahwa opsi Link to an existing Workspace terpilih, dan Team MWS terpilih sebagai Workspacenya. Sebagai hasilnya adalah, SharePoint akan membuatkan link ke tanggal-tanggal pertemuan tersebut di sisi kiri dari Workspace. Masing-masing tanggal tersebut akan mengelola objectives,agenda, attendees, dan document yang berbeda satu sama lain.

2. Membuat Event baru dan Workspace baru.

Cara ini merupakan cara kombinasi, yaitu membuat event lalu membuat Workspace-nya. Berikut ini adalah langkah-langkahnya.

• Klik pada list Calendar atau Calendar WebPart yang sudah ada di dalam suatu page.
• Klik pada tanggal pertemuan, kemudian klik Add.
• Isikan field judul pertemuan, lokasi pertemuan, waktu pertemuan, kategori dan beri tanda centang pada opsi Use a Meeting Workspace to organize attendees, agendas, documents, minutes, and other detail for this meeting.
• Klik Save
• Pada dialog selanjutnya kita akan dihadapkan pada pilihan untuk membuat Workspace baru atau membuat link ke Workspace yang sudah ada. Klik pada opsi Create a new Meeting Workspace.

• Umumnya field Title secara otomatis akan terisi oleh Title dari Event. Sisanya, isikan site URL nya dan User Permission-nya.
• Klik Ok. Maka kita akan dihadapkan pada pilihan template. Silahkan pilih salah satu sesuai dengan informasi yang ada di posting ini.  
• Klik OK.

Dengan contoh-contoh di atas, maka dapat disimpulkan bahwa kita sudah memiliki dua situs Meeting Workspace: Team (dengan 3 meeting) dan Marketing (1 meeting). 

Semoga bermanfaat.