Membuat Meeting di Sharepoint 2010 Workspace
Sharepoint adalah kolaborasi.
Sebagai solusi atau tools yang digunakan untuk kolaborasi, SharePoint
Server 2010 menyediakan suatu situs yang bernama Meeting Workspace. Sebuah
Meeting Workspace adalah sebuah situs web untuk mengumpulkan semua hal,
informasi dan bahan-bahan untuk satu atau lebih pertemuan (meetings). Jadi,
jika sebelumnya bahan pertemuan Anda – seperti agenda, dokumen terkait, tujuan,
dan tugas-tugas – sering tersebar, maka Meeting Workspace dapat membantu Anda
menjaga mereka semua dalam satu tempat.
Meeting Workspace dapat digunakan
antara lain dengan cara:
- Mempublikasikan agenda, daftar peserta meeting, dokumen-dokumen, topik pertemuan dan hal-hal lain yang dapat didisikusikan di dalam suatu pertemuan sebelum pertemuannya dilaksanakan
- Mendokumentasikan tambahan dokumen, perubahan dokumen, pembagian tugas dan keputusan-keputusan pada saat pertemuan berlangsung.
- Mempublikasikan MoM, informasi-informasi hasil pembahasan, memantau status tugas-tugas yang berjalan sesudah pertemuan selesai.
Suatu Meeting Workspace dapat dibuat
dengan atau tanpa event di kalender SharePoint. Meeting Workspace juga dapat
dibuat melalui aplikasi kolaborasi/email client yang kompatibel, contohnya
adalah Microsoft Office Outlook 2010.
Pada saat mulai membuat Meeting
Workspace, maka kita akan diminta untuk memilih template situs Meeting.
Template-template ini menyediakan sturktur dasar dan tampilan dasar dari situs
Meeting-nya. Template yang sudah disediakan oleh SharePoint antara lain:
- Blank Meeting Workspace, berupa situs Meeting yang kosong, yang dapat dimodifikasi sesudah proses pembuatannya.
- Basic Meeting Workspace, berisi List Objective, Attendees, Agenda, dan satu Document Library.
- Decision Meeting Workspace, berisi List Objective, Attendees, Agenda, Document Library, Tasks dan Decisions.
- Social Meeting Workspace, berisi List Attendees, Directions, Image/Logo, Discussions dan Photo Library.
- Multipage Meeting Workspace, berisi List Objective, Attendees, Agenda, ditambah dengan 2 (dua) halaman kosong yang isinya dapat dimodifikasi.
Meeting Workspace dilengkapi juga
dengan kemampuan untuk mengatur pertemuan yang berulang (berseri). Jadi, satu
site Meeting Workspace dapat digunakan untuk menampilkan beberapa informasi dan
dokumen dari beberapa pertemuan yang berseri. Setiap tanggal pertemuan akan
berisikan informasi dan dokumen masing-masing dan dapat diedit/dimodifikasi di
masing-masing tanggal.
Posting berikutnya akan membahas
mengenai pembuatan Meeting Workspace:
Semoga bermanfaat.
Comments