Membuat Meeting Workspace Dengan SharePoint 2010 tidak terkait dengan event

Dengan SharePoint kita bisa buat suatu meeting dengan team atau divisi kita. Suatu situs Meeting Workspace di SharePoint dapat dibuat dengan tidak disambungkan ke suatu event pertemuan. Namun Meeting Wokspace ini dapat disambungkan dengan suatu event di kemudian hari . Misalnya, sudah direncanakan bahwa agar suatu project dapat dimulai maka diperlukan beberapa pertemuan. Pertemuan pertama sudah ada agendanya, sudah ada pihak-pihak yang akan diundang, dan sudah ada dokumen-dokumen yang akan dipergunakan/dibahas, namun belum ditentukan tanggalnya, maka kita dapat membuatkan terlebih dahulu situsnya dan melengkapi isinya. Umumnya, situs jenis ini digunakan untuk situs utama dari Meeting Workspace. Meeting Workspace berikutnya – yang berkaitan dengan event pertemuan yang spesifik – dapat disimpan di dalam situs Meeting Workspace ini.

Sebagai contohnya, berikut ini tersedia screenshot site dengan template Team Site. Di dalam Team Site ini akan dibuatkan satu sub-site dengan template Blank Meeting Workspace, dengan nama Team MWS.

Langkah-langkahnya sebagai berikut.

• Klik Site Actions, pilih New Site.
• Pilih kategori Meetings. Pilih Blank Meeting Workspace atau Basic Meeting Workspace. Isikan field Title dengan Team MWS. Isikan field Url dengan tmws.
• Klik tombol Options. Langkah ini sebenarnya tidak diwajibkan, tetapi jika dilakukan, kita dapat menambahkan opsi-opsi lain terkait dengan pembuatan situs ini.
• Isi deskripsi dengan Situs ini digunakan untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan yang diadakaan di perusahaan ini.
• Jika memilih Use same permission as parent site, maka semua user dan masing-masing permission yang sudah ditentukan di Team Site akan berlaku juga di situs ini. Jika kita ingin memodifikasi permission, maka pilih Use unique permission. Tentu saja, jika opsi yang kedua yang terpilih, kita harus menyiapkan user dan permission yang diperlukan di situs ini. Misalnya, user yang akan berinteraksi di dalam situ ini adalah user yang berpartisipasi dalam suatu pertemuan, dengan hak akses Contribute.

• Klik Create. Kita akan diminta untuk menentukan siapa user/group yang memiliki hak akses Visitor, Member, dan Owner dari site ini jika sebelumnya memilih opsi Use Unique Permission.

Sesudah melakukan setting Permission, maka kita Team MWS. Di dalam situs ini, kita dapat mulai menambahkan unsur-unsur pertemuannya, misalnya daftar agenda, objective, dokumen-dokumen pendukung, dan lain-lain.

Semoga bermanfaat.