Rusdi Harto Sumardjo

Sharepoint adalah kolaborasi. Sebagai solusi atau tools yang digunakan untuk kolaborasi, SharePoint Server 2010 menyediakan suatu situs yang bernama Meeting Workspace. Sebuah Meeting Workspace adalah sebuah situs web untuk mengumpulkan semua hal, informasi dan bahan-bahan untuk satu atau lebih pertemuan (meetings). Jadi, jika sebelumnya bahan pertemuan Anda – seperti agenda, dokumen terkait, tujuan, dan tugas-tugas – sering tersebar, maka Meeting Workspace dapat membantu Anda menjaga mereka semua dalam satu tempat.

Pada posting sebelumnya kita sudah mencoba untuk membuat Meeting Workspace di SharePoint yang belum terkait atau disambungkan dengan suatu event. Pada posting ini, kita akan coba membuat Meeting Workspace yang ber-event. Pembuatan Meeting Workspace dengan event dapat dilakukan dengan cara menyambungkan suatu event ke Meeting Workspace yang sudah ada. Atau dengan cara membuat event baru dan Meeting Workspace baru.

Dengan SharePoint kita bisa buat suatu meeting dengan team atau divisi kita. Suatu situs Meeting Workspace di SharePoint dapat dibuat dengan tidak disambungkan ke suatu event pertemuan. Namun Meeting Wokspace ini dapat disambungkan dengan suatu event di kemudian hari . Misalnya, sudah direncanakan bahwa agar suatu project dapat dimulai maka diperlukan beberapa pertemuan. Pertemuan pertama sudah ada agendanya, sudah ada pihak-pihak yang akan diundang, dan sudah ada dokumen-dokumen yang akan dipergunakan/dibahas, namun belum ditentukan tanggalnya, maka kita dapat membuatkan terlebih dahulu situsnya dan melengkapi isinya. Umumnya, situs jenis ini digunakan untuk situs utama dari Meeting Workspace. Meeting Workspace berikutnya – yang berkaitan dengan event pertemuan yang spesifik – dapat disimpan di dalam situs Meeting Workspace ini.

Jika lingkungan kerja di perusahaan yang menggunakan teknologi Microsoft, semua karyawannya biasanya menggunakan Outlook 2010 sebagai aplikasi email client-nya. Dan jika perusahaan kita menggunakan SharePoint maka karyawan bisa mekombinasikan Outlook dan SharePoint 2010, terkait dengan Meeting Workspace, maka kita pun diberikan fitur untuk membuat situs/WebSite Meeting Workspace melalui Outlook 2010. Dengan adanya fitur ini, maka pengelola pertemuan tidak perlu lagi masuk ke SharePoint untuk membuat event dan Meeting Workspace-nya.